Политика за приватност

Вовед

Оваа Политика за приватност објаснува како ФИНН КОНСАЛТИНГ ДООЕЛ КУМАНОВО ги обработува личните податоци при вршењето на сметководствените и сродните услуги и при користењето на платформата MyFinn (https://finn.mk).

Политиката е изготвена согласно Законот за заштита на личните податоци („Службен весник на Република Северна Македонија“ бр. 42/2020 и 294/2021) и подзаконските прописи донесени врз основа на него.

Заштитата на личните податоци ја сфаќаме сериозно: работиме со плати, ЕМБГ, боледувања и банкарски сметки на луѓе кои никогаш не нѐ виделе. Затоа собираме само толку податоци колку што ни се потребни, ги чуваме само додека мораме, и им пристапуваме само оние вработени на кои тоа им е потребно за работа.

Контролор на личните податоци

• Назив: ФИНН КОНСАЛТИНГ ДООЕЛ КУМАНОВО
• Седиште: ул. 11-ти Октомври бр. 13, 1300 Куманово, Република Северна Македонија
• ЕМБС: 7080638
• ЕДБ: 4017015529312
• Е-пошта: info@finnconsulting.mk
• Телефон: +389 31 618 861 | +389 73 220 222

Офицер за заштита на личните податоци: Аљбина Зумери Деари Контакт за прашања за приватност: info@finnconsulting.mk

Кога сме контролор, а кога обработувач

Улогата ни е различна во зависност од тоа чии податоци се обработуваат:

Контролор сме за податоците што ги обработуваме за сопствени цели:

• податоци за корисниците на платформата (кориснички сметки, записи за пристап);
• податоци за контакт-лицата и застапниците на нашите клиенти;
• податоци што ги обработуваме заради исполнување на сопствените законски обврски (сметководство, даноци, спречување перење пари);
• податоци за сопствените вработени и за кандидатите за вработување.

Обработувач сме за податоците на трети лица што клиентот ни ги доверува заради вршење на услугата — пред сѐ податоците на вработените кај клиентот и на неговите деловни партнери. Во тој случај клиентот е контролор, ние постапуваме по негов налог и по негови упатства, а односот е уреден со писмен договор за обработка на лични податоци, како што бара законот.

Ова е важно за субјектот на лични податоци: доколку сте вработен кај наш клиент, вашите права ги остварувате првенствено кај вашиот работодавач, а ние сме должни да му помогнеме во тоа. Секако, можете да се обратите и директно кај нас.

Кои лични податоци ги обработуваме

Податоци за корисници на платформата: име и презиме, корисничко име, адреса на е-пошта, телефон, улога и овластувања, лозинка (се чува исклучиво во криптографски преработен облик), време и IP-адреса на најавите, активни сесии, записи за поважни дејства во системот.

Податоци за контакт-лица кај клиентите: име и презиме, функција, е-пошта, телефон, потпис и печат кога се потребни за документ.

Податоци за вработени и ангажирани лица кај клиентите: име и презиме, ЕМБГ, датум и место на раѓање, пол, државјанство, адреса на живеење, број на лична карта, степен на образование и занимање, податоци за работниот однос (работно место, работно време, датум на засновање и престанок, стаж), плата, надоместоци, придонеси и даноци, трансакциска сметка, податоци за отсуства (годишен одмор, боледување, родителско отсуство), податоци за издржувани членови, како и документи што ги содржат овие податоци (договори, анекси, одлуки, решенија, потврди, платни листи).

Податоци за деловни партнери на клиентите: назив, ЕМБС/ЕДБ или ЕМБГ за физички лица, адреса, контакт-податоци, трансакциски сметки, податоци за издадени и примени фактури и плаќања.

Финансиски и сметководствени податоци: фактури, изводи од банка, налози, патни трошоци, даночни пресметки и пријави.

Податоци од јавни извори и регистри: податоци преземени од Централниот регистар, од системот на Управата за јавни приходи и од други јавно достапни регистри, заради проверка и дополнување на податоците за правни лица.

Технички податоци: IP-адреса, тип на уред и прелистувач, датум и време на пристап, страници отворени во системот, колачиња неопходни за работа на платформата.

Податоци од јавни формулари: кога преку линк доставувате податоци (на пример, за патен налог или за дополнување на податоци за вработен), ги обработуваме податоците што ги внесувате во тој формулар, вклучително фотографии од фискални сметки кога ги прикачувате.

Посебни категории лични податоци

Во ограничен обем обработуваме и податоци што се однесуваат на здравјето — конкретно, податоци од спроведувањето на отсуство поради болест или нега на член на семејството (боледување), кои се неопходни за пресметка на надоместокот и за поднесување до надлежните органи.

Овие податоци ги обработуваме само заради исполнување на обврските и остварувањето на правата од работен однос и социјално осигурување, во обем строго неопходен за таа цел, со ограничен пристап и со засилени мерки на заштита.

Не обработуваме податоци за расно или етничко потекло, политички ставови, верски или филозофски убедувања, членство во синдикат, генетски или биометриски податоци, ниту податоци за сексуален живот или ориентација.

Цели и правен основ на обработката

Кога обработката се заснова на легитимен интерес, тој интерес е претходно одмерен наспроти правата и слободите на субјектот. Имате право на приговор — видете подолу.

Кога обработката се заснова на согласност, повлекувањето на согласноста нема влијание врз законитоста на обработката извршена пред повлекувањето.

Кому ги доставуваме податоците

Податоците не се продаваат и не се отстапуваат за туѓи маркетиншки цели. Ги доставуваме само кога тоа е потребно за услугата или кога сме обврзани со закон:

• Државни органи и институции — Управа за јавни приходи, Фонд за пензиско и инвалидско осигурување, Фонд за здравствено осигурување, Централен регистар, Државен завод за статистика, инспекциски служби, судови, Управа за финансиско разузнавање, и други надлежни органи, во рамките на нивните законски овластувања.
• Банки и даватели на платежни услуги — за спроведување на плаќања и за прием на изводи.
• Клиентот-работодавач — кога сме обработувач, податоците му се достапни на клиентот чии вработени се во прашање.
• Даватели на технички услуги (обработувачи) — хостинг и одржување на серверот, услуга за електронска пошта, услуга за резервни копии. Со сите нив имаме склучено договори што ги обврзуваат на доверливост и на исти стандарди на заштита.
• Правни и ревизорски советници — кога тоа е неопходно за остварување или за одбрана на правни барања.

Пристап кај нас имаат само вработените на кои тоа им е потребно за извршување на работните задачи, и тоа во обем определен со нивната улога во системот. Сите се обврзани со изјава за доверливост.

Каде се чуваат податоците и пренос во странство

Податоците се чуваат на сервери сместени во Сојузна Република Германија, односно во држава-членка на Европската Унија, кај реномиран давател на хостинг-услуги. Резервните копии се чуваат кај истиот давател, на посебна локација, и на заштитена локација во деловните простории на Друштвото.

Пренос на податоци во трета држава надвор од Европскиот економски простор не вршиме редовно. Доколку таков пренос стане неопходен, ќе се изврши само врз некој од основите предвидени со Законот за заштита на личните податоци (одлука за соодветност, стандардни договорни клаузули или друг соодветен основ), за што субјектите ќе бидат известени.

Колку долго ги чуваме податоците

По истекот на рокот, податоците се бришат или се анонимизираат на безбеден начин. Кога документот е потребен за судска или управна постапка во тек, се чува до правосилното завршување на постапката.

Вашите права

Согласно Законот за заштита на личните податоци, имате право:

• на информираност — да знаете кој, кои податоци, зошто и колку долго ги обработува;
• на пристап — да добиете потврда дали се обработуваат ваши податоци и копија од нив;
• на исправка — да побарате исправка на неточни и дополнување на нецелосни податоци;
• на бришење („право да се биде заборавен“) — кога податоците повеќе не се потребни, кога согласноста е повлечена или кога обработката е незаконита. Ова право не важи кога сме должни да ги чуваме податоците по закон;
• на ограничување на обработката — во случаите определени со закон;
• на преносливост — да ги добиете податоците што сте ни ги дале, во структуриран, вообичаено користен и машински читлив формат;
• на приговор — против обработка заснована на легитимен интерес;
• да не бидете предмет на автоматизирано одлучување, вклучително профилирање;
• да ја повлечете дадената согласност во секое време;
• да поднесете барање за утврдување повреда до Агенцијата за заштита на личните податоци, и право на судска заштита.

Како да ги остварите правата

Барањето можете да го поднесете:

• по електронска пошта на info@finnconsulting.mk;
• писмено на адресата ул. 11-ти Октомври бр. 13, 1300 Куманово, Република Северна Македонија;
• лично во просториите на Друштвото.

Заради заштита од злоупотреба, пред постапувањето по барањето ќе го провериме вашиот идентитет. Одговараме во рок од 30 дена од приемот на барањето. Кога барањето е сложено или кога има повеќе барања, рокот може да се продолжи за уште 60 дена, за што ќе бидете известени со образложение.

Постапувањето по барањето е бесплатно. Кога барањето е очигледно неосновано или прекумерно, особено ако се повторува, можеме да наплатиме разумен надоместок или да одбиеме да постапиме, со писмено образложение.

Доколку сте вработен кај наш клиент, ве молиме барањето да го упатите до вашиот работодавач како контролор; ние ќе му дадеме целосна поддршка во постапувањето и, доколку ни се обратите директно, ќе го проследиме барањето до него без одлагање.

Безбедносни мерки

Ги применуваме следните технички и организациски мерки:

• шифрирана врска (HTTPS/TLS) за целата комуникација со платформата;
• лозинките се чуваат само во криптографски преработен облик — во системот не е достапна ниту една лозинка во читлив вид;
• пристап по улога — секој корисник гледа само она што му е потребно; клиентите и вработените ги гледаат само своите податоци;
• ограничување на бројот на истовремени сесии по корисничка сметка;
• потврда со PIN пред особено чувствителни дејства во системот;
• евиденција на дејствата (ревизорска трага) — кој што сменил и кога;
• ограничување на бројот на обиди за најава заради спречување напади со погодување лозинка;
• редовни резервни копии на повеќе локации и проверка на нивната исправност;
• редовно ажурирање на серверскиот и апликацискиот софтвер;
• изјави за доверливост потпишани од сите вработени и обука за постапување со лични податоци;
• физичка заштита на просториите и на носачите на податоци.

Повреда на безбедноста на личните податоци

Во случај на повреда на безбедноста што може да предизвика ризик за правата и слободите на субјектите, ќе ја известиме Агенцијата за заштита на личните податоци во рок од 72 часа од дознавањето.

Кога повредата може да предизвика висок ризик, без непотребно одлагање ќе ги известиме и засегнатите субјекти, со опис на природата на повредата, веројатните последици и преземените мерки. Кога сме обработувач, без одлагање го известуваме клиентот-контролор.

Автоматизирано одлучување и профилирање

Во платформата не се врши автоматизирано одлучување што произведува правно дејство или на сличен начин значително влијае врз лицата, ниту профилирање за такви цели.

Автоматските пресметки во системот (плати, придонеси, даноци, рокови) се пресметковни операции според пропишани формули; секој резултат го проверува и го одобрува овластено лице пред да се употреби или да се поднесе.

Колачиња

Платформата користи ограничен број колачиња, неопходни за нејзината работа и за запомнување на вашите поставки. Не користиме колачиња за аналитика, за рекламирање, ниту колачиња од трети страни за следење.

Целосниот преглед е даден во Политиката за колачиња.

Малолетни лица

Платформата не е наменета за малолетни лица и не собираме нивни податоци директно. Податоци за малолетни лица (на пример, за издржувани членови на семејството на вработен) се обработуваат само кога тоа е неопходно за остварување на права од работен однос, даночни олеснувања или социјално осигурување, и само во обем пропишан со закон.

Известување за правата на кандидатите за вработување

Кога до нас доставувате барање за вработување, вашите податоци ги обработуваме заради спроведување на постапката за избор. Доколку не бидете избрани, документите ги чуваме најмногу една година, освен ако не побарате порано бришење или не се согласите со подолго чување за идни огласи.

Измени на оваа политика

Оваа политика ја ажурираме кога ќе се променат прописите, начинот на обработка или функционалностите на платформата. Секоја нова верзија се објавува на оваа страница со датум на примена. За суштински измени ги известуваме корисниците преку електронска пошта или преку известување во платформата.

Контакт и надзорен орган

За сите прашања поврзани со обработката на личните податоци:

• ФИНН КОНСАЛТИНГ ДООЕЛ КУМАНОВО, ул. 11-ти Октомври бр. 13, 1300 Куманово, Република Северна Македонија
• Е-пошта: info@finnconsulting.mk · Телефон: +389 31 618 861 | +389 73 220 222

Доколку сметате дека вашите права се повредени, имате право да поднесете барање за утврдување повреда до:

Агенција за заштита на личните податоци Веб: www.azlp.mk · Е-пошта: info@privacy.mk

Ова е официјалната верзија на документот. Преводите на албански и на англиски јазик се дадени заради полесно разбирање; во случај на несогласување, важи текстот на македонски јазик.